総務部門は企業の管理業務を担う重要な役割を持ちますが、同時に多くのコストが発生する部門でもあります。適切な経費削減を実施することで、会社全体のコスト構造を最適化し、業務の効率化にもつなげることが可能です。
本記事では、総務の経費削減アイデアを具体的に紹介するとともに、実施手順や注意点について詳しく解説します。
コスト削減を進めながら、業務の質を維持するためのポイントを押さえ、効果的な経費管理を目指しましょう。
1.総務における経費削減アイデアとは
経費削減は、企業全体のコスト構造を見直し、効率的な運営を実現するための重要な施策です。
ここでは、総務における具体的な経費削減アイデアを8つ紹介します。
1-1.ペーパーレス化の推進
ペーパーレス化は、総務部門における経費削減の代表的な手法の一つです。
紙の使用を減らすことで、印刷費や保管スペースのコストを削減できるだけでなく、業務の効率化にも寄与します。まず、社内文書のデジタル化を進めることが重要です。これには、電子メールやクラウドストレージを活用し、書類の共有や保存をオンラインで行うことが含まれます。
さらに、会議や報告書もデジタル形式で行うことで、紙の使用を大幅に減少させることができます。
例えば、オンライン会議ツールを利用することで、出席者が実際に集まる必要がなくなり、印刷物も不要になります。
また、デジタル署名や電子契約サービスを導入することで、契約書の印刷や郵送の手間を省くことができます。
ペーパーレス化を進める際には、社員への教育も欠かせません。新しいシステムやツールの使い方を理解してもらうことで、スムーズな移行が可能になります。
また、ペーパーレス化の効果を定期的に評価し、改善点を見つけることで、さらなるコスト削減につなげることができるでしょう。
1-2.事務用品の一括購入と定期的な在庫管理
事務用品は、総務部門において日常的に使用される重要な資源ですが、無駄なコストが発生しやすい分野でもあります。そこで、事務用品の一括購入と定期的な在庫管理を実施することが有効です。
一括購入のメリットとしては、ボリュームディスカウントが挙げられます。大量に購入することで単価を下げることができ、結果的にコストを削減することができるのです。
また、同じ種類の事務用品をまとめて購入することで、発注作業の手間も軽減され、業務の効率化にもつながります。
次に、定期的に在庫状況を確認することで、必要な時に必要な量だけを発注することができ、過剰在庫や不足を防ぐことができます。使用頻度や消費ペースを分析することで、無駄な支出を抑えられるでしょう。
さらに、在庫管理システムを導入するとリアルタイムで在庫状況を把握しやすくなります。適切なタイミングでの発注も可能となり、業務のスムーズな運営を可能にするでしょう。
1-3.電話回線や携帯電話プランの見直し
総務部門において、電話回線や携帯電話プランの見直しは、経費削減の重要な手段の一つです。
企業の通信費は大きな割合を占めるため、適切なプランの選定や契約内容の見直しが求められます。
まず、現在の電話回線や携帯電話プランの利用状況を把握することが重要です。各社員の通話時間やデータ使用量を分析し、実際に必要なサービスを明確にすることで無駄なコストを削減できます。
例えば、通話が少ない社員には、通話料が安いプランやデータ通信が中心のプランを提案することが効果的です。
次に、複数の通信会社のプランを比較検討することも大切です。各社の料金体系やサービス内容は異なるため、最適なプランを選ぶことで通信費を大幅に削減できる可能性があります。
また、契約内容の見直しだけでなく、必要に応じて新たなプロバイダーへの乗り換えも検討しましょう。
さらに、固定電話と携帯電話の統合プランを利用することで、コストを削減できる場合もあります。これにより管理が簡素化され、経費の透明性も向上します。
1-4.中古機器の活用
経費削減の一環として、中古機器の活用は非常に効果的な手段です。
新しい機器を購入する際には、初期投資が大きく、企業の資金繰りに影響を与えることがあります。
しかし、中古機器を選ぶことで、コストを大幅に削減することが可能です。特に、パソコンやプリンター、オフィス家具などは、中古市場で質の高い製品を見つけることができます。
中古機器を導入する際には、まず信頼できる販売業者を選ぶことが重要です。業者の評判や保証内容を確認し、安心して購入できる環境を整えましょう。
また、購入後のメンテナンスやサポートが充実しているかもチェックポイントです。これにより、万が一のトラブルにも迅速に対応できる体制を築くことができます。
さらに、中古機器の活用は環境への配慮にもつながります。リサイクルや再利用を促進することで、企業の社会的責任を果たすことができ、CSR（企業の社会的責任）活動の一環としても評価されるでしょう。
経費削減と環境保護を両立させることができるため、企業イメージの向上にも寄与します。
1-5.専門性の高い業務の外部委託
総務部門において、専門性の高い業務を外部に委託することは、経費削減の有効な手段の一つです。
例えば、法務や税務、ITサポートなど、特定の知識や技術が必要な業務は、社内で専門家を雇用するよりも外部の専門業者に依頼するほうがコストを抑えられる場合があります。
外部委託を活用することで、社内リソースを本業に集中させることができ、業務の効率化にもつながります。
外部委託を行う際には、信頼できる業者を選定することが重要です。業者の実績や評判を確認し、必要に応じて複数の業者から見積りを取得することで、コストとサービスのバランスを見極めることができます。
また、契約内容を明確にし、業務の範囲や納期、報酬について合意を得ることも欠かせません。
さらに、外部委託を行うことで、最新の技術やノウハウを取り入れることができるため、業務の質を向上させる効果も期待できます。
特に、変化の激しい業界では、専門家の知見を活用することで競争力を維持することが可能になります。
1-6.支払い手数料が低い方法への変更
経費削減の一環として、支払い手数料の見直しは非常に効果的な手段です。
企業が日常的に行う取引には、銀行振込やクレジットカード決済など、さまざまな支払い方法が存在しますが、それぞれに手数料が発生します。
これらの手数料は、長期的に見ると企業のコストに大きな影響を与えるため、慎重に選定することが重要です。
まずは、現在利用している支払い方法の手数料を把握しましょう。
銀行の振込手数料やクレジットカードの決済手数料は、金融機関やカード会社によって異なるため、複数の選択肢を比較することが必要です。特に、頻繁に取引を行う場合は手数料の差が累積して大きなコストとなります。
次に、手数料が低い方法への変更を検討します。
例えば、ネットバンキングを利用することで、振込手数料が割引される場合があります。また、特定のクレジットカードを利用することで、手数料が低減されることもあるでしょう。電子マネーやQRコード決済など、新しい決済手段を導入することで手数料を削減できる可能性もあります。
※QRコードは株式会社デンソーウェーブの登録商標です。
手数料の見直しを行う際には、単にコストを削減するだけでなく業務の効率性や利便性も考慮することが大切です。
手数料が低い方法に変更した結果、業務が煩雑になったり、取引のスピードが遅くなったりすることがあってはなりません。
経費削減と業務の質を両立させるために、慎重な選定を行いましょう。
1-7.テレワークとオフィスの最適化
テレワークの普及により、企業のオフィス戦略も大きく変わりつつあります。 総務部門においては、これらを上手く組み合わせることで大幅な経費削減が可能になります。テレワークは従業員が自宅やほかの場所から業務を行うことができるため、オフィススペースの縮小や光熱費の削減が期待できます。また、通勤にかかる時間や費用を削減することで、従業員のワークライフバランスの向上にも寄与します。
テレワークを導入する際には、まず社内の業務フローを見直し、どの業務がリモートで行えるかを検討することが重要です。コミュニケーションツールやプロジェクト管理ツールを活用することで、チームの連携を保ちながら効率的に業務を進めることが重要です。
また、テレワークを実施するためには、セキュリティ対策が欠かせません。社外からのアクセスに対するセキュリティポリシーを整備し、必要なITインフラを整えることで情報漏洩を防ぎましょう。
テレワーク導入後は、オフィスの利用状況を分析し、実際に必要なスペースを把握しましょう。従業員の出社頻度や業務内容に応じて、必要な面積を見極めることで、オフィスを縮小できたり、無駄なスペースを削減できたりします。
オフィスの縮小や移転に伴って、家具や設備の見直しも行うことが重要です。不要な備品を処分し必要なものだけを新たに購入することで、初期投資を抑えることができます。
オフィスの縮小や移転は単なるコスト削減だけでなく、企業文化や働き方の見直しにもつながります。柔軟な働き方を促進して従業員の満足度を向上させるためにも、慎重に計画を立て、実施しましょう。
1-8.リースの見直し
リース契約も、経費削減の観点から見直すことが重要です。
まずは現在のリース契約内容を詳細に確認し、必要な資産と不要な資産を明確に区別することから始めましょう。
例えば、使用頻度が低い機器や業務において必須でない設備については、リース契約を解除するか、短期契約に切り替えることを検討します。
また、リースの条件や料金についても再評価が必要です。
市場の相場や他社のリースプランと比較し、より有利な条件での契約が可能かどうかを調査しましょう。特に長期契約を結んでいる場合は、契約更新のタイミングを利用して交渉を行うことが効果的です。
さらに、リースの見直しは単にコスト削減だけでなく、業務の効率化にも寄与します。
最新の機器や技術を導入することで、業務の生産性を向上させることができるため、リース契約の見直しは経費削減と業務改善の両方を実現するチャンスとなります。
2.総務の経費削減をする時の手順
経費削減を実施する際には、計画的かつ段階的なアプローチが重要です。
ここからは、その手順について解説します。
2-1.現状の経費を洗い出す
経費削減を実施するための第一歩は、現状の経費を正確に把握することです。総務部門が管理するさまざまな経費項目を洗い出し、どのような支出が発生しているのかを明確にすることが重要です。
まずは、各経費項目をカテゴリごとに整理します。
例えば、事務用品費、通信費、交通費、外注費などに細かく分類することで、どの分野でコストがかかっているのかを視覚的に理解しやすくなります。
また、各項目の支出額を把握することで、削減の余地がある部分を特定できるでしょう。
2-2.削減可能な項目を整理する
現状の経費を洗い出した後、削減可能な項目を整理する必要があります。
まず、各経費項目をリストアップし、それぞれの支出がどのような目的で発生しているのかを明確にします。例えば、事務用品や通信費、外注費などのカテゴリごとにこれらの支出が本当に必要かどうかを検討します。
また、削減可能な項目を整理する際には、過去の支出データを分析することも有効です。
特に、定期的に発生する経費や、使用頻度が低いサービスについては、見直しの対象となることが多いものです。
例えば、使用していないサブスクリプションサービスや、過剰な在庫を抱えている事務用品などは、即座に削減を検討しましょう。
さらに、他部署との連携も重要です。各部署がどのような経費を計上しているのかを把握し、共通の支出を見直すことでより大きな削減効果を得ることができます。
経費削減は総務部門だけの問題ではなく、全社的な取り組みとして進めることが成功の鍵となります。
2-3.削減の優先度を決める
経費削減を進める際には、削減の優先度を明確にすることが重要です。
現状の経費を洗い出した後、どの項目が最も影響を与えるかを評価します。
例えば、固定費と変動費の中で、どちらがより大きなコストを占めているのかを分析し、優先的に見直すべき項目を特定しましょう。
次に、削減の影響を考慮しながら、業務に与える影響が少ない項目から手を付けることがおすすめです。
例えば、ペーパーレス化や事務用品の一括購入は、比較的短期間で効果を実感できるため、優先度が高いといえます。
一方で、外部委託やオフィスの縮小・移転などは、長期的な視点での検討が必要です。
また、削減の優先度を決める際には、関係者の意見を取り入れることも重要です。
各部署のニーズや業務フローを理解することで、実際に削減が可能な項目を見極めやすくなります。
これによって経費削減が業務に与える影響を最小限に抑えつつ、効果的な施策を実施することができるでしょう。
2-4.目標と実施スケジュールを設定する
経費削減を実施する際には、具体的な目標を設定しましょう。
目標は、削減額や削減率、達成期限など数値で明確に示すことで、関係者全員が共通の理解を持つことができます。
例えば、年間で10%の経費削減を目指すといった具体的な数値を設定すると、進捗状況を測定しやすくなります。
次に、実施スケジュールを策定します。経費削減の取り組みは一朝一夕には実現できないため、段階的に進める必要があります。短期的な目標と長期的な目標を設定し、それぞれに対する具体的なアクションプランを作成しましょう。
例えば、最初の3カ月で特定の経費項目を見直し、その後の6カ月でほかの項目に取り組むといった具合です。
また、スケジュールには定期的な進捗確認のタイミングを設けることも重要です。計画どおりに進んでいるかをコンスタントにチェックすれば、必要に応じて軌道修正を行うこともできるでしょう。
2-5.関係者に同意を得て実施する
経費削減を実施する際には、関係者の同意を得ることが不可欠です。
特に総務部門は他部署と密接に連携して業務を進めるため、経費削減の方針や具体的な施策について、関係者の理解と協力を得ることが成功の鍵となります。
まず、経費削減の目的や必要性を明確に伝えることが重要です。
単にコストを削減するだけでなく、企業全体の効率化や業務の質を維持するための取り組みであることを説明し、関係者がその意義を理解できるようにしましょう。具体的なデータや事例を示すと、説得力を持たせることが可能です。
次に、関係者からの意見や懸念をしっかりと聞く姿勢も大切です。経費削減に対する反発や不安を軽減するためには、関係者が抱える問題点を把握し、それに対する解決策を一緒に考える必要があります。関係者も経費削減に対して前向きな姿勢を持つようになり、協力を得やすくなるでしょう。
最後に、経費削減の実施後も定期的に進捗状況を報告し、関係者とのコミュニケーションを継続してください。これによって経費削減の効果を実感してもらい、今後の取り組みに対する信頼感を醸成することができます。
関係者の同意を得ることで、経費削減の施策が円滑に進むだけでなく、企業全体の協力体制を強化することにもつながります。
3.総務の経費削減を行う時の注意点
3-1.長い目線を持って経費削減に取り組む
経費削減は短期的な成果を追求するだけではなく、長期的な視点を持つことが重要です。
企業の経営環境は常に変化しており、経費削減の取り組みも一過性のものではなく、持続可能な戦略として位置付ける必要があります。短期的なコスト削減に注力しすぎると、業務の質や従業員の士気に悪影響を及ぼす可能性があります。
経費削減の施策を実施する際には、将来的な業務の成長や変化を見越した計画を立てることが大切です。
例えば、ペーパーレス化やITツールの導入は初期投資が必要ですが、長期的には業務効率を向上させ、コスト削減につながります。
また、外部委託やリースの見直しも、短期的なコスト削減だけでなく、長期的な視点でのコスト管理を考慮することが重要です。
3-2.過度な経費削減を避ける
経費削減は企業にとって重要な課題ですが、過度な削減は逆効果を招くことがあります。
特に総務部門の経費削減においては、業務の質や従業員のモチベーションに影響を与える可能性があるため、慎重に進める必要があります。
必要な資源を削減しすぎると、業務の効率が低下し、結果的に生産性が落ちることになりかねません。
また、過度な経費削減は従業員のストレスを増加させる要因にもなります。必要な設備やサービスを削減することで、従業員が業務を遂行するうえでの負担が増え、結果的に離職率が上がる可能性も高まってしまいます。
経費削減の方針を決定する際は、業務の質を維持することを最優先にし、行き過ぎた削減をしないよう注意することが重要です。
3-3.他部署と連携して削減項目を決める
経費削減を成功させるためには、総務部門だけでなく、他部署との連携が不可欠です。
各部署にはそれぞれ特有の業務やニーズがあり、経費削減のアイデアも多様です。このため、他部署と協力して削減項目を決定することで、より効果的な施策を見つけることができるでしょう。
まず、各部署の業務内容や経費の使い方を理解することが大切です。
定期的にミーティングを開催し、各部署からのフィードバックを受けることで、どの部分に無駄があるのかを把握しましょう。また、部署ごとの目標や課題を共有することで、経費削減の方向性を一致させることができます。
次に、具体的な削減項目を提案し合う場を設けることも効果的です。
例えば、ある部署が使用しているソフトウェアのライセンス数を見直すことで、コスト削減ができるかもしれません。
また、共通の事務用品を一括購入することで、ボリュームディスカウントを受けられる可能性もあります。このように、他部署との情報交換を通じて、経費削減のアイデアを広げていくことが重要です。
4.今すぐできるおすすめの経費削減方法とは
ここでは、今すぐに簡単にできる経費削減方法をご紹介します。
4-1.ネットバンクに口座を変更する
経費削減の一環として、ネットバンクへの口座変更は非常に効果的な手段です。
ネットバンクは維持費が低く、手数料も安価であることが多いため、コスト削減に寄与します。
特に、振込手数料や口座維持手数料が無料または低額で設定されているネットバンクを選ぶことで、日常的な取引にかかるコストを大幅に削減することが可能です。
また、ネットバンクはオンラインでの取引が中心となるため、業務の効率化にもつながります。
例えば、振込や残高確認が24時間いつでも行えるため、迅速に対応できる点が魅力です。
これにより、経理業務の負担を軽減し、ほかの業務にリソースを集中させることができます。
ただし、ネットバンクへの変更にあたっては、セキュリティ面にも注意が必要です。
信頼性の高い金融機関を選び、二段階認証などのセキュリティ対策を講じることで、情報漏洩や不正アクセスのリスクを低減することが重要です。
さらに、取引先や関係者への通知を忘れずに行い、スムーズな移行を図りましょう。
4-2.GMOあおぞらネット銀行ならコスト削減が可能
GMOあおぞらネット銀行は、2018年7月の事業開始以来、たったの6年で法人口座数が15万件を突破し、多くの経営者さまに選ばれ続けています。
GMOあおぞらネット銀行は、安くて利便性の高いネット銀行の中でも、法人に特化したサービスを低価格で提供しており、コスト削減にも効果的です。
本章では、GMOあおぞらネット銀行の数ある強みの中から、コスト削減に効果的な下記３点について紹介していきましょう。
【GMOあおぞらネット銀行ならコスト削減可能】・新規口座開設で口座開設月の翌々月まで3カ月間、他行宛て振込手数料が毎月20回無料
・ビジネスデビットカード利用で最大1.0％現金還元
4-2-1. おトクな手数料｜振込手数料は129～145円で低水準
GMOあおぞらネット銀行は、おトクな手数料で各種サービスを提供しています。
【GMOあおぞらネット銀行の手数料】| 振込手数料（当社宛て） | 0円 |
|---|---|
| 振込手数料（他行宛て） | 129～145円/件 ※口座開設月の翌々月まで3カ月間、他行宛て振込手数料が毎月20回無料 |
| インターネットバンキング 月額利用料 |
0円 |
他行宛ての振込手数料145円/件と、業界最安値水準（※）でご利用いただけます。さらに、同社宛ての振込手数料とインターネットバンキング利用料はかかりません。
さらに振込が多い方であれば、月額利用料500円を支払うことで他行宛て振込手数料が129円/件になる「振込料金とくとく会員」もおすすめです。
法人口座にかかるコストを抑えられるので、経費削減につながるでしょう。
（※2025年４月25日時点 GMOあおぞらネット銀行調べ。調査対象範囲は、大手行およびインターネット専業銀行のうち法人顧客向け口座を提供している銀行。各社の手数料割引のプログラムや期間限定等のキャンペーン等は除く。）
4-2-2. 新規口座開設で口座開設月の翌々月まで3カ月間、他行宛て振込手数料が毎月20回無料
新規口座開設するだけで振込無料回数の特典が付いているのも大きなポイントです。
145円/件 × 20回分の無料回数 × 3カ月分 ＝ 最大8,700円分相当もおトクになります。
4-2-3.ビジネスデビットカード利用で最大1.0％現金還元
GMOあおぞらネット銀行のビジネスデビットカードなら利用額の最大1.0%がキャッシュバックされるので仕入れ費用や広告費を大幅に縮小しなくてもカードを変えるだけで経費削減につながります。
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自動でキャッシュバックされるため経費削減にも大いに役に立つでしょう。
※1：税金や公共料金など一部キャッシュバック率が異なる利用先がございます。キャッシュバック率の詳細はこちら
※2：代表口座のビジネスデビットカードを口座開設申込時に発行する場合は無料ですが、口座開設後に
追加発行する場合は1,100円（税込）がかかります。また、追加口座のビジネスデビットカードを発行する場合
は1,100円（税込）がかかります。（振込料金とくとく会員の場合は追加口座のビジネスデビット
カードの発行手数料はかかりません。）
なお、追加口座の開設には所定の審査がございます。
※3：デビット付キャッシュカード（最大20枚）とサブカード（最大9,998枚）の合計枚数です。サブカードを利用するには申込が必要です。ご注意ください。
まとめ
本記事では、総務部門での経費削減について、ペーパーレス化や事務用品の一括購入、電話回線の見直しなど、具体的なアイデアを紹介しました。
これらの施策を実施する際には現状の経費を洗い出し、削減可能な項目を整理することが不可欠です。また、削減の優先度を決め、目標と実施スケジュールを設定することで、より効果的な経費管理が可能になります。
総務部門が経費削減を実施することで、企業全体の競争力を高め、持続可能な成長を支える基盤を築くことができるでしょう。経費削減のアイデアを柔軟に取り入れ、業務の質を維持しながらコストを最適化していきましょう。
※ 本コラムは2025年4月14日現在の情報に基づいて執筆したものです。
※ 当社広告部分を除く本コラムの内容は執筆者個人の見解です。