会社を設立するときは、色々な書類を用意しなければいけません。起業するぞと意気込んでいても「どうしてこんなに書類を用意しなければいけないのだろうか」と嘆きたくなる人もいるでしょう。そこで今回は、少しでも会社設立時の手続きがスムーズに進むように、起業時に必要な書類を紹介します。それぞれの書類がどういうものなのかを提出先別にチェックしていきましょう。
目次
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1.公証人役場に提出する書類
1-1.定款
まず、会社の基本的な規則を記載した定款を用意する必要があります。定款の記載事項は決められているので、事前に事項を確認することが大切です。定款に記載する事項には、絶対的記載事項、相対的記載事項、任意的記載事項の3つがあります。ただし、定款に上記3つの事項をすべて記載する必要はなく、絶対的記載事項さえ定款に記載しておけば問題ありません。定款に記載する絶対的記載事項の内容は以下のとおりです。
・会社の名称（商号）
・会社の本店の所在地
・会社の事業内容（目的）
・設立時の出資価額や最低額
・発起人の氏名、名称、住所
1-2.発起人の印鑑証明書
公証人役場に提出するもう1つの書類は、発起人の印鑑証明書です。会社の発起人全員分の印鑑証明書が必要になるので、複数人いる場合はあらかじめ集めておくといいでしょう。会社を設立する場合は、原則として発起人全員が公証人役場に行く必要があります。ただし、委任状を用意すれば全員で行かなくても済むので、状況に応じて書類を作成しましょう。
2.法務局に提出する書類
続いて、法務局に提出しなければいけない書類を見ていきます。法務局に出す書類は主に4種類あるので、1つずつ確認していきましょう。
2-1.取締役・代表取締役の就任承諾書
就任承諾書とは、その名のとおり、設立する会社の取締役や代表取締役に就任することを承諾したことを証明する書類です。役員は会社から委任されて就く役職なので、承諾が必要になります。そのため、就任を承諾したことを証明するために就任承諾書を法務局に提出する必要があるのです。就任承諾書は、取締役・代表取締役1人につき、1枚作成してください。なお、就任承諾書を法務局に提出するときは、役員に就任した意思を担保するために、原則として印鑑証明書を添付する必要があるので忘れずに用意しましょう。
2-2.払込を証する書面
会社を設立するときは、会社の口座に資本金を払い込んだことを証明できる書類を法務局に提出しなければいけません。具体的には、会社の通帳の表紙と1ページ目、資本金が入金されたことが分かるページの3枚が必要になります。それぞれをA4の用紙にコピーして、ホチキスでまとめて提出してください。このとき、各ページの間に会社の実印で割印を押すのを忘れないようにしましょう。なお、資本金を払い込むときは、会社の定款を作成した日以降に入金しなければいけません。ちなみに「資本金の払込＝振込手続きが必要」と考える人がいますが、会社の口座の中にお金が入ればいいので口座振替や入金手続きでも大丈夫です。資本金の払込は、発起人ごとに分割してもいいですし、まとめて手続きしても問題ありません。
2-3.印鑑届出書
会社の印鑑証明書を発行するためには、印鑑届出書が必要になります。印鑑届出書とは、会社の実印として法務局に登録する代表者印を届け出るために必要な書類です。会社を設立するときは、印鑑証明書と別に印鑑届出書を提出しなければいけないので混同しないように注意してください。設立する会社の代表者が2人以上いる場合の印鑑届出書は、人数分用意してもいいですし、1人だけが提出しても大丈夫です。ただし、印鑑届出書を複数枚提出する場合は、それぞれ違う印鑑を使わなければいけないので気をつける必要があります。また、合同会社などで法人を代表社員として登記する場合の印鑑届出書は、書き方や使用する印鑑のルールが違うので注意してください。
【5分で分かる！】会社設立時に必要な印鑑は3種類｜印鑑完全ガイド
2-4.代表取締役・取締役個人の印鑑証明
会社を設立するときは代表取締役の実印が必要になります。また、その印鑑が実印であることを証明できる印鑑証明書もあわせて用意しなければいけません。会社の代表取締役が実印を持っていない場合は、先に印鑑登録が必要になります。実印にする印鑑と本人確認書類を持って、代表取締役が住んでいる自治体の窓口に行って印鑑登録の手続きをしましょう。手続きが完了して自治体に印鑑を登録している状態になれば、役所などで印鑑証明書を発行できるようになります。なお、印鑑登録の手数料は無料ですが、印鑑証明書を交付してもらうには200円～300円ほどの手数料が必要になります。
2-5.その他
会社を設立するためには、公証人役場での認証が済んだ定款を用意しなければいけません。また、会社の定款に「本店所在地」を詳細に記載していない場合や株主総会で代表取締役を選定すると記載したなどの場合は、発起人の決定書を準備する必要があります。発起人の決定書のテンプレートは、法務局のWebサイトでダウンロードできます。必要に応じてここまでの書類と一緒に提出してください。
3.税務署に提出する書類
最後に、会社を設立するときに税務署に提出が必要な書類を2つ紹介します。
3-1.法人設立届出書
法務局で無事に会社の登記手続きが完了したら、管轄の税務署で法人設立届出書を提出する必要があります。法人設立届出書は決められた様式があるので、国税庁のWebサイトからダウンロードするなどして作成しましょう。法人設立届出書の記載項目の1に法人番号がありますが、何の番号を書けばいいのか分からない人もいるでしょう。法人場号は、法務局に会社設立に必要な書類を提出して1週間程度経つと、送付されてくる書類に記載されています。普通郵便で届いた書類の中から、13桁の番号を見つけて法人設立届出書に記載しましょう。国税庁のサイトでも法人番号の確認ができます。
税務署に提出する法人設立届出書の作成は1部だけで構いません。しかし、税務署に提出するときは添付書類が必要になるので忘れずに用意してください。具体的には、設立する会社の定款の写しがあればおおむね心配いりません。場合によっては、そのほかの書類を用意するように案内されることがあるので、事前に税務署の職員に確認しておくと手続きがスムーズに進むでしょう。
法人設立届出書の準備から提出まで徹底解説
3-2.青色申告の承認申請書
設立する会社で青色申告をする場合は、管轄の税務署にあらかじめ青色申告承認申請書を提出する必要があります。青色申告とは、特別控除や純損失の繰り戻し・繰り越しなどができ、税務上のメリットが大きい申告方法です。青色申告承認申請書は、原則として会社を設立した日から2カ月以内に税務署に提出する必要があります。
まとめ
会社を設立するときに提出しなければいけない書類はたくさんあります。想定していたよりも準備する書類が多くて混乱してしまう人もいるかもしれません。しかし、書類に不足があると手続きがスムーズに進まなくなるので、1枚ずつきちんと確認して用意してください。今回紹介した内容を参考に、会社の設立に必要な書類をしっかり準備して法務局に提出しましょう。
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※ 本コラムは2022年3月22日の情報に基づいて執筆したものです。
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